Ein Dienstwagen gehört für viele Arbeitnehmer mittlerweile zur Grundausstattung, wenn man einen neuen Job antritt. Für die Arbeitgeber ist es jedoch noch viel mehr, als nur dem Angestellten die Möglichkeit zu geben, zu Kunden oder ins Büro zu fahren. Mit einem Dienstwagen oder auch einer ganzen Flotte für die Mitarbeiter kommen Pflichten, Gesetze und Dokumentationen, die die Arbeitnehmer meist übersehen, die jedoch aus guten Gründen vorgesehen sind.
Eine dieser Verantwortungen, an die sich der Arbeitgeber und auch der Arbeitnehmer halten müssen, ist die Führerscheinkontrolle von Mitarbeitern, die häufig im Rahmen des Flottenmanagements erfolgt.
In unserem Artikel klären wir über die gesetzliche Grundlage der Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber auf und wie die regelmäßige Überprüfung der Fahrerlaubnis auf Unternehmensseite unkompliziert und automatisiert durchgeführt werden kann.
Warum muss der Arbeitgeber den Führerschein kontrollieren?
Wenn ein Firmenwagen zur Verfügung gestellt wird, muss ein in Deutschland ansässiger Arbeitgeber sicherstellen, dass die entsprechenden Gesetze eingehalten werden. Vor allen Dingen betrifft dies § 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG – das Fahren ohne Führerschein.
Neben dem eigentlichen Fahrer des Kraftfahrzeugs ist auch der Halter dafür haftbar, wenn keine gültige Fahrerlaubnis vorliegt. Allerdings wird im Gesetz keine Pflicht zur Führerscheinkontrolle beschrieben. Diese ergibt sich aus den strafrechtlichen Konsequenzen, wenn der Halter eine Person ohne Führerschein fahren lässt oder dieses angeordnet wird. Dabei kann eine Geld- oder auch Haftstrafe drohen.
Dazu kommt, dass im Falle eines Unfalls der Halter die Schuld trägt und wenn hier eine fahrlässige oder vorsätzliche Handlung durch den Halter bewiesen wird, wird der Schaden nicht von der Versicherung gedeckt.
Unternehmer sollten immer bedenken, dass nicht unbedingt das Unternehmen der Halter des Fahrzeuges ist. 1992 hat der Bundesgerichtshof geurteilt (BGH, VersR 1992, 437), wer laut Gesetz als Halter fungiert. Dabei kommt es nicht auf das Unternehmen im Fahrzeugregister an, sondern es haftet der Geschäftsführer oder eben der Vorstand. Diese Pflichten können auch an die Fuhrparkverantwortlichen übertragen werden, sodass nicht mehr der Geschäftsführer haftbar ist, sondern die Person, die verantwortlich für den Fuhrpark ist.
Wie oft muss ein Arbeitgeber den Führerschein kontrollieren?
Im Gesetz ist keine genaue Anzahl der Kontrollen vorgeschrieben, allerdings hat es sich in den Unternehmen durchgesetzt, dass der Führerschein der Angestellten zwei mal pro Jahr kontrolliert wird. Wenn Auffälligkeiten bestehen oder auch der Verdacht, dass der Führerschein entzogen wurde oder demnächst entzogen wird, darf und sollte der Arbeitgeber mehrere Kontrollen pro Jahr durchführen.
Der Halter ist gesetzlich dazu verpflichtet, diese Kontrolle vorzunehmen – deswegen darf der Fahrer diese nicht ablehnen und es ist auch keine Fahrereinwilligung erforderlich. Wichtig ist dabei, dass der originale Führerschein erfasst vorliegt und nicht nur eine Kopie. Dies bringt jedoch wieder andere Gesetze, Vorschriften und Prozesse mit sich.
Hinsichtlich der Häufigkeit der Führerscheinkontrolle gibt es neben den Gesetzen und Regularien allerdings auch betriebswirtschaftliche Komponenten, die man nicht aus den Augen verlieren darf.
Denn, der Prozess der manuellen d.h. nicht digitalen Führerscheinkontrolle benötigt vor allen Dingen Zeit.
Wenn der eigene Fuhrpark aus 50 Wagen besteht und man die Führerscheine zwei mal pro Jahr kontrolliert, sind dies 100 Termine, für die man sich Zeit nehmen muss. Das sind auch 100 Kopien des Führerscheins, die angefertigt und dokumentiert werden müssen. Auch wenn eine Kontrolle schätzungsweise nur 10 Minuten inklusive Archivieren benötigt, muss der/die Angestellte sich auch die Zeit nehmen. Aus Unternehmenssicht beläuft sich der zeitliche Aufwand somit bereits auf 1.000 Minuten Arbeitszeit pro Jahr, also mehr als 2 ganze Arbeitstage.
Das alles sind Faktoren, die man berücksichtigen muss und so kommen schnell Tage und Wochen ungenutzter Arbeitszeit zusammen.
Aus Unternehmenssicht stellen sich hier gleich mehrere Fragen hinsichtlich des Verwaltungsaufwands und der Planbarkeit der Führerscheinkontrolle:
- Sind alle Angestellten mit Dienstwagen auch am gleichen Standort?
- Muss ihr/e Angestellte/r vielleicht auch Termine verschieben für die Kontrolle?
- Wie oft werden Termine spontan verschoben und entstehen damit Lücken im Tagesplan, die nicht ad hoc gefüllt werden können?
Datenschutz bei der Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber
In Punkto Datenschutz fragen sich viele FlottenmanagerInnen:
Wie kann ich sicherstellen, dass die Führerscheinkontrollen datenschutzkonform durchgeführt werden und die Privatsphäre der Mitarbeiter gewahrt bleibt?
Der Datenschutz wird bei der Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber durch mehrere Gesetze gesichert. Die Kontrolle und Verarbeitung muss im Rahmen und für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses aufgrund der gesetzlichen Halterpflichten nach §26 Bundesdatenschutzgesetz ablaufen. Wenn ein externer Dienstleister die Kontrollen durchführt, müssen zusätzlich §§ 28, 62 des BDSG beachtet werden.
Gemäß der DSGVO darf der Arbeitgeber bei einer Führerscheinkontrolle nur die für den Zweck der Kontrolle relevanten Daten erfassen. Das bedeutet, dass nur die Informationen überprüft und dokumentiert werden dürfen, die notwendig sind, um sicherzustellen, dass die betreffenden Mitarbeiter über eine gültige Fahrerlaubnis verfügen und somit berechtigt sind, Firmenfahrzeuge zu führen.
Die erfassten Daten werden dabei auf das Wesentliche beschränkt und könnten folgende Informationen umfassen:
- Name und Vorname des Mitarbeiters
- Führerscheinklasse bzw. Führerscheinnummer
- Gültigkeitsdatum des Führerscheins
- Datum der letzten Kontrolle
- Bestätigung der Kontrollüberprüfung
Zusätzliche persönliche oder sensible Daten über den Mitarbeiter dürfen vom Arbeitgeber bei der Führerscheinkontrolle nicht erhoben werden, da sie auch nicht relevant sind für den Zweck der Kontrolle.
Der Arbeitgeber sollte sich auch bewusst sein, dass die Führerscheinkontrolle nur im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften und vertraglichen Vereinbarungen durchgeführt werden darf. Der/die MitarbeiterIn muss über den Zweck der Datenerfassung informiert und die Kontrolle sollte nur dann erfolgen, wenn es eine klare Rechtsgrundlage für die Durchführung gibt, wie beispielsweise die Erfüllung von gesetzlichen Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen des Arbeitgebers im Zusammenhang mit der Sicherheit im Straßenverkehr und dem Schutz des Unternehmens.
Wichtig für den Arbeitgeber und auch den Arbeitnehmer ist, dass hier eine klare Kommunikation hergestellt wird. Auch wenn eine solche Kontrolle oftmals als lästig oder Eingriff in die Privatsphäre empfunden werden kann, ist sie notwendig und kann weder aus Datenschutzgründen noch durch den Betriebsrat verhindert werden. Allerdings kann es für das Unternehmen von Vorteil sein, den Betriebsrat frühzeitig zu informieren. Auch wenn keine Mitbestimmung besteht, kann eine direkte Kommunikation Sorgen der Angestellten durch eine Kontrolle oder Überwachung beseitigen.
Wie automatisierte Führerscheinkontrollen im Betrieb helfen Gesetze einzuhalten
Bei der regelmäßigen Kontrolle der Führerscheine der Angestellten durch den Arbeitgeber bzw. Flottenmanager müssen viele Sachen beachtet werden. Gesetzliche Aspekte spielen hier eine übergeordnete Rolle, aber auch die reibungslose und gesetzeskonforme Umsetzung der Führerscheinkontrolle im Betrieb.
In der heutigen Zeit, in der sich Unternehmen auf die Optimierung ihrer Prozesse konzentrieren, ist es entscheidend, Lösungen zu finden, die Zeit- und Ressourcenverschwendung vermeiden. Die Führerscheinkontrolle gehört zweifellos zu den Pflichten eines jeden Arbeitgebers, der seinen Angestellten Firmenwagen zur Verfügung stellt. Doch, wie im oberen Teil des Artikels erwähnt, kann der manuelle Aufwand, der damit einhergeht, sich schnell als zeitraubend und kostspielig erweisen.
Stellen Sie sich vor, Sie könnten den gesamten Kontrollprozess automatisieren und somit die administrativen Hürden eliminieren. Eine innovative Softwarelösung bietet genau das – die automatisierten Führerscheinkontrollen.
Indem Sie sich für diese moderne Lösung entscheiden, können Sie die Effizienz in Ihrem Unternehmen erheblich steigern und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen problemlos erfüllen:
- Manuelle Führerscheinkontrollen erfordern nicht nur einen erheblichen Zeitaufwand für die Angestellten, sondern auch für die Fuhrparkverantwortlichen und das Management.
- Durch die Automatisierung dieses Prozesses entfällt die Notwendigkeit, Termine zu koordinieren und hunderte von Führerscheinkopien anzufertigen.
- Die Software erinnert automatisch an anstehende Kontrollen und erledigt den Großteil der Arbeit für Sie. So können Ihre Mitarbeiter ihre Zeit auf wichtige Aufgaben konzentrieren und Ihr Unternehmen kann sich auf sein Kerngeschäft fokussieren.
Die rechtlichen Anforderungen an die Führerscheinkontrollen sind komplex und ändern sich möglicherweise im Laufe der Zeit. Mit einer automatisierten Softwarelösung bleiben Sie immer auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung. Die Software berücksichtigt alle gesetzlichen Halterpflichten gemäß §26 Bundesdatenschutzgesetz und beachtet auch die relevanten §§ 28 und 62 des BDSG, wenn externe Dienstleister mit der Kontrolle beauftragt werden. Dadurch können Sie sicher sein, dass Ihre Führerscheinkontrollen den Datenschutzrichtlinien entsprechen und keine rechtlichen Risiken eingegangen werden.
Klare Kommunikation hilft bei der Integration von automatisierten Lösungen im Flottenmanagement
Die Einführung einer automatisierten Führerscheinkontrollsoftware kann bei den Mitarbeitern anfangs auf Bedenken stoßen, da einige die Kontrolle als Eingriff in ihre Privatsphäre empfinden könnten. Doch eine klare und transparente Kommunikation über den Zweck und die Vorteile der Software kann solche Bedenken ausräumen. Die Mitarbeiter werden erkennen, dass die automatisierte Lösung dazu dient, die gesetzlichen Pflichten des Unternehmens zu erfüllen und gleichzeitig den Arbeitsaufwand für alle Beteiligten zu minimieren. Durch eine frühzeitige Einbindung des Betriebsrats und eine offene Kommunikation können mögliche Vorbehalte ausgeräumt und die Akzeptanz der neuen Lösung gefördert werden.
Die automatisierten Führerscheinkontrollen bieten eine moderne und effiziente Lösung für Unternehmen, die ihren Fuhrpark verwalten und die gesetzlichen Pflichten erfüllen müssen. Durch die Zeit- und Kostenersparnis können Sie Ihre Ressourcen gezielter einsetzen und sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Gleichzeitig sorgt die Software dafür, dass Ihre Führerscheinkontrollen immer gesetzeskonform und datenschutzsicher ablaufen. Mit einer transparenten Kommunikation tragen Sie zur Akzeptanz der neuen Lösung bei und schaffen eine Win-Win-Situation für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter.
Erleichtern Sie sich den Verwaltungsaufwand und gehen Sie den Schritt in die Zukunft der Führerscheinkontrollen. Kontaktieren Sie uns jetzt für eine persönliche Beratung und erfahren Sie, wie unsere automatisierte Softwarelösung Ihren Fuhrparkmanagementprozess optimieren kann. Steigern Sie die Effizienz und Rechtssicherheit in Ihrem Unternehmen – Ihre Zeit ist kostbar, nutzen Sie sie sinnvoll!
Von
Jonathan Bluemel
Team Lead Content bei IDnow
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Häufig gestellte Fragen zum Thema „Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber“
Wie oft /häufig muss der Arbeitgeber den Führerschein kontrollieren?
Für Halter von Firmenfahrzeugen besteht die gesetzliche Verpflichtung, regelmäßig zu überprüfen, dass ihre Fahrer im Besitz eines gültigen Führerscheins sind. Dies gilt für alle Fahrer, die den Fuhrpark nutzen und ist Bestandteil des Flottenmanagements. Auch wenn die Häufigkeit der Führerscheinkontrolle nicht gesetzlich geregelt ist, hat sich in der aktuellen Rechtsprechung und Praxis ein halbjährlicher Kontrollzyklus etabliert.
Die Anzahl der Kontrollen kann und sollte jedoch vom Arbeitgeber erhöht werden, wenn Verdachtsmomente bestehen, sich Führerscheindaten ändern oder auch Neueinstellungen vorgenommen werden, um potenzielle Risiken zeitnah zu erkennen und vermeiden zu können.
Welche Konsequenzen hat der Verstoß gegen die Führerscheinpflicht?
Ein Verstoß gegen die Führerscheinpflicht hat Konsequenzen für den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber. Wenn der Arbeitgeber wissentlich die Nutzung eines Firmenfahrzeuges ohne gültigen Führerschein anordnet, haftet der Halter. Auch bei Unfällen wird der Halter des Fahrzeuges, also die Geschäftsführer des Unternehmens haftbar gemacht.
Welche Daten dürfen bei der Kontrolle erfasst werden?
Bei der Führerscheinkontrolle dürfen nur relevante Informationen erfasst werden, die notwendig sind, um die Fahrerlaubnis der Mitarbeiter zu überprüfen. Dazu gehören Name, Vorname, Führerscheinklasse, Führerscheinnummer, Gültigkeitsdatum des Führerscheins und das Datum der letzten Kontrolle.
Welche Rolle spielt der Datenschutz bei der Führerscheinkontrolle?
Der Datenschutz spielt eine entscheidende Rolle bei der Führerscheinkontrolle. Die Erfassung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten unterliegt den strengen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder vergleichbarer Datenschutzgesetze in anderen Ländern. Es müssen die Datenschutzprinzipien der Rechtmäßigkeit, Transparenz, Datensparsamkeit, Sicherheit, Datenintegrität und -genauigkeit sowie Speicherbegrenzung eingehalten werden. Die Mitarbeiter haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer Daten und können unter bestimmten Umständen der Verarbeitung widersprechen.
Wie können Arbeitgeber sicherstellen, dass die Führerscheindaten der Mitarbeiter vertraulich behandelt werden?
Bei der Führerscheinkontrolle und der Speicherung dieser Daten sollten Arbeitgeber nach den Grundregeln des Datenschutzes vorgehen. Zugriffsbeschränkungen, Datensparsamkeit und eine sichere Speicherung sind dabei die oberste Priorität, aber auch Transparenz und Kommunikation sollten nicht vernachlässigt werden. Generell ist bei größeren Unternehmen die Zusammenarbeit mit einem Datenschutzbeauftragten zu empfehlen, damit sichere Prozesse genutzt werden.
Gibt es spezielle Vorschriften für bestimmte Branchen oder Fahrzeugtypen?
Ja, es gibt spezielle Vorschriften für bestimmte Branchen und Fahrzeugtypen in Bezug auf die Führerscheinkontrolle. In der Transport- und Logistikbranche gelten oft spezielle Vorschriften für Fahrer von Nutzfahrzeugen wie LKW oder Bussen. Hier können zusätzliche Anforderungen an die Fahrerlaubnis und regelmäßige Kontrollen gelten, um die Sicherheit im Straßenverkehr zu gewährleisten. Für den Transport von Gefahrgut können besondere Vorschriften gelten, die strengere Anforderungen an die Fahrerlaubnis und Sicherheitskontrollen stellen.
Im öffentlichen Dienst, z. B. bei der Polizei oder Feuerwehr, können spezielle Regelungen für Fahrer von Einsatzfahrzeugen gelten, die den Umgang mit Führerscheindaten und die regelmäßige Überprüfung betreffen.
Im Bereich der Personenbeförderung, z. B. bei Taxifahrern oder Fahrern von Fahrdienstleistern wie Uber oder Lyft, können zusätzliche Vorschriften für die Fahrerlaubnis und Kontrollen gelten, um die Sicherheit der Passagiere zu gewährleisten.
Für Berufskraftfahrer, die gewerblich Fahrzeuge führen, können bestimmte Schulungs- und Zertifizierungsanforderungen gelten, die mit der Führerscheinkontrolle in Verbindung stehen.
Es ist wichtig, dass Arbeitgeber, die in speziellen Branchen tätig sind oder Fahrzeuge mit besonderen Anforderungen einsetzen, die geltenden Gesetze und Vorschriften in Bezug auf die Führerscheinkontrolle sorgfältig prüfen und sicherstellen, dass sie den Anforderungen entsprechen.
