Die Finanzbranche erlebt seit der Corona-Pandemie einen neuen Transformationsschub. Ein Konto eröffnen, einen Kredit beantragen, Wertpapiere übertragen – Kunden erwarten zunehmend, ihre Bankgeschäfte digital erledigen zu können. Die Herausforderung für Finanzdienstleister: Vertragsunterzeichnungen online sicher und rechtskonform umzusetzen.
Wir erklären, welche elektronischen Signaturen für Banken geeignet sind, was vielversprechende Use Cases sind und worauf bei der Verwendung zu achten ist, damit Nutzer und Banken profitieren
Kunden möchten Verträge digital unterschreiben können.
Verbraucher wünschen sich einfache, effiziente und digitale Services von ihrer Bank. Doch deutsche Banken haben in den letzten Jahren in ihren Transformation nachgelassen. Laut Deloitte Digital Maturity Index findet sich, anders als noch vor zwei Jahren, kein Finanzinstitut mehr in der digitalen Spitzengruppe.
- Ein neues Konto in wenigen Minuten vom Smartphone eröffnen
- Aus einem Online-Kaufprozess einen Kreditvertrag abschließen
- Die Identitätsprüfung zur Depoteröffnung via Tablet erledigen
Technisch ist das längst möglich. Kunden haben immer weniger Verständnis für langsame Papierprozesse. Sie kosten Kundenzufriedenheit und zunehmend auch Kunden.
Auch Geschäftskunden erwarten heute, Verträge digital unterschreiben zu können. Selbst Verträge mit mehreren Zeichnungsparteien können so in einem Bruchteil der bisherigen Zeit besiegelt und Transaktionen mit ein paar Klicks finalisiert werden. 24/7 und unabhängig von den Öffnungszeiten der Bank.
Digitale Financial Services sind ein enormer Wachstumshebel für Unternehmen und ein wichtiger Wettbewerbsfaktor für Banken im B2C- und B2B-Umfeld. Damit sie möglich werden, müssen Kunden Verträge rechtsgültig elektronisch unterschreiben.
Häufig gestellte Fragen zum Thema Verträge digital bzw online unterschreiben:
Ist ein Vertrag mit Online Unterschrift gültig?
Ja, ein Vertrag mit einer Online-Unterschrift kann in vielen Fällen gültig sein, vorausgesetzt, er erfüllt bestimmte rechtliche Anforderungen und Standards. In vielen Ländern und Regionen haben Gesetze und Verordnungen die Verwendung von elektronischen Signaturen, einschließlich Online-Unterschriften, legalisiert und anerkannt.
Damit ein Vertrag mit einer Online-Unterschrift gültig ist, müssen normalerweise folgende Kriterien erfüllt sein:
Zustimmung der Parteien: Alle Parteien, die den Vertrag unterzeichnen, müssen ihre ausdrückliche Zustimmung zur Verwendung einer elektronischen Unterschrift gegeben haben.
Identifikation: Die Identität der Unterzeichner muss klar nachgewiesen werden. Dies kann mithilfe von persönlichen Identifikationsverfahren wie einer PIN, einem Passwort oder anderen Identifikationsmitteln erfolgen.
Integrität des Dokuments: Der Vertrag darf nach der Unterzeichnung nicht verändert werden können, und es müssen geeignete Sicherheitsmaßnahmen vorhanden sein, um die Integrität des Dokuments zu gewährleisten.
Aufbewahrung und Zugriff: In einigen Rechtssystemen müssen Verträge und elektronische Signaturen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, und die Parteien müssen Zugriff auf die Vertragsdokumente haben.
Vertrauenswürdige Dienstleister: Die Verwendung einer vertrauenswürdigen Plattform oder eines Dienstleisters zur Erstellung und Verwaltung von elektronischen Signaturen ist oft erforderlich, um die Gültigkeit sicherzustellen.
Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen Anforderungen für elektronische Signaturen je nach Land und Region unterschiedlich sein können.
Wie kann man einen Vertrag online unterschreiben?
Einen Vertrag online zu unterschreiben, erfordert in der Regel die Verwendung einer elektronischen Signaturmethode. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie dies tun können:
Schritt 1: Dokument vorbereiten
Das zu unterzeichnende Dokument sollte im PDF- oder einem anderen elektronischen Format vorliegen. Stellen Sie sicher, dass Sie eine elektronische Kopie des Vertrags haben.
Schritt 2: Wählen Sie eine elektronische Signaturmethode
Es gibt verschiedene Methoden, um online zu unterschreiben. Die von uns empfohlene Lösung ist die einer Softwarelösung für elektronische Signaturen:
E-Signatur-Software: Verwenden Sie eine E-Signatur-Softwareplattform wie IDnow eSign. IDnow eSign bietet eine benutzerfreundliche Schnittstelle, auf der Sie das Dokument hochladen und Ihre Unterschrift platzieren können.
Schritt 3: Dokument hochladen
Laden Sie das zu unterzeichnende Dokument auf die ausgewählte Plattform oder Anwendung hoch.
Schritt 4: Unterschrift platzieren
Je nach gewählter Methode können Sie Ihre Unterschrift entweder direkt auf dem Bildschirm erstellen (wenn Sie ein Tablet oder einen Touchscreen-Computer verwenden) oder eine zuvor erstellte elektronische Signatur hochladen.
Schritt 5: Überprüfen Sie das Dokument
Stellen Sie sicher, dass das Dokument korrekt ist und dass Ihre Unterschrift an der richtigen Stelle platziert ist.
Schritt 6: Bestätigen und abschließen
Folgen Sie den Anweisungen auf der Plattform oder in der Anwendung, um den Unterzeichnungsprozess abzuschließen. Dies kann die Bestätigung Ihrer Identität durch die Eingabe einer PIN oder eines Passworts beinhalten.
Schritt 7: Dokument speichern und erhalten
Nach Abschluss des Unterzeichnungsprozesses können Sie eine Kopie des unterzeichneten Dokuments herunterladen und speichern. In vielen Fällen erhalten Sie auch eine Bestätigung per E-Mail.
Was ist ein digitaler Vertrag?
Ein digitaler Vertrag ist ein rechtlich bindendes Dokument oder eine Vereinbarung, die in elektronischer Form erstellt, übermittelt und unterzeichnet wird. Dies bedeutet, dass der gesamte Vertragsprozess, von der Erstellung bis zur Unterzeichnung und Speicherung, elektronisch erfolgt, ohne physische Papierdokumente. Ein digitaler Vertrag kann verschiedene Arten von Vereinbarungen abdecken, darunter Geschäftsverträge, Arbeitsverträge, Mietvereinbarungen, Lizenzen, Kaufvereinbarungen und vieles mehr.
Hier sind einige Merkmale eines digitalen Vertrags:
Elektronische Form: Der Vertrag wird in einem elektronischen Format erstellt, normalerweise als PDF, Word-Dokument oder in einem anderen digitalen Format.
Elektronische Unterschriften: Die Parteien unterzeichnen den Vertrag elektronisch, entweder indem sie eine digitale Unterschrift verwenden oder durch die Eingabe eines Passworts oder einer PIN.
Übermittlung per E-Mail oder Online-Plattform: Der Vertrag kann per E-Mail, über eine spezielle Online-Vertragsplattform oder durch andere elektronische Kommunikationsmittel an die beteiligten Parteien übermittelt werden.
Digitale Sicherheit: Digitale Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und digitale Signaturen werden häufig verwendet, um die Integrität und Sicherheit des Vertrags zu gewährleisten.
Speicherung in elektronischer Form: Der Vertrag wird in elektronischer Form gespeichert, entweder auf einem sicheren Server oder in einer Cloud-basierten Umgebung.
Zugriff und Verwaltung: Parteien können auf den Vertrag zugreifen und ihn verwalten, ohne physische Dokumente auszutauschen oder aufzubewahren.
Digitale Verträge bieten viele Vorteile, darunter die Reduzierung von Papierkosten, eine schnellere Vertragsabwicklung, die Möglichkeit zur Remote-Unterzeichnung und eine verbesserte Nachverfolgung und Verwaltung von Vertragsdokumenten. Sie werden in vielen Geschäftsbereichen und Branchen weit verbreitet eingesetzt. Es ist jedoch wichtig sicherzustellen, dass digitale Verträge den geltenden gesetzlichen Anforderungen und Standards in Ihrer Region entsprechen, um ihre rechtliche Gültigkeit zu gewährleisten.
Welche Verträge dürfen digital unterschrieben werden?
In vielen Ländern und Regionen dürfen eine Vielzahl von Verträgen digital unterschrieben werden. Die Zulässigkeit der digitalen Unterschrift hängt jedoch von den jeweiligen Gesetzen und Vorschriften ab. Im Allgemeinen können die folgenden Arten von Verträgen digital unterschrieben werden:
Handelsverträge: Das schließt Vereinbarungen mit Lieferanten, Vertriebsvereinbarungen, Verträge über Dienstleistungen und andere geschäftliche Vereinbarungen ein.
Arbeitsverträge: Hierzu gehören Arbeitsverträge, Arbeitsvereinbarungen und andere Dokumente im Zusammenhang mit der Einstellung und Beschäftigung von Mitarbeitern.
Immobilienverträge: Dazu zählen Kaufverträge, Mietverträge, Pachtverträge und andere Vereinbarungen im Zusammenhang mit Immobilien.
Finanzverträge: Hierzu gehören Kreditverträge, Darlehensvereinbarungen, Hypothekenverträge und andere finanzielle Vereinbarungen.
Verbraucherverträge: Das schließt Verträge im Einzelhandel, Abonnementvereinbarungen, Dienstleistungsverträge und Verträge im Zusammenhang mit Online-Einkäufen ein.
Lizenzverträge: Vereinbarungen zur Lizenzierung von Software, geistigem Eigentum und anderen lizenzierten Produkten.
Regierungsverträge: Verträge mit Regierungsbehörden und öffentlichen Institutionen, sofern die Gesetze und Vorschriften dies zulassen.
Besonderheiten im Banking: Welche digitalen Signaturen sind geeignet?
Ein Schlüssel, um Kunden sichere digitale Verträge anzubieten, ist der Einsatz elektronischer Signaturen. Die eIDAS-Verordnung setzt den rechtlichen für digitale Fernsignaturen im europäischen Wirtschaftsraum. Sie unterscheidet drei Arten der digitalen Unterschrift, deren Sicherheitsstandards und Beweiskraft vor Gericht variieren.
- Einfache elektronische Signatur
- Fortgeschrittene elektronische Signatur
- Qualifizierte elektronische Signatur
Für welche Rechtsakte welche Art der digitalen Signatur anerkannt ist, richtet sich nach nationalen Gesetzen.
Ist ein Vertrag mit eingescannter Unterschrift gültig? Eine solche Signatur erfüllt die Anforderungen an die einfache elektronische Signatur. Denn diese fordert nur, dass Unterschrift und Dokument logisch miteinander verknüpft sind. Sofern der Gesetzgeber für den Geschäftsvorgang keine Schriftform nach §126 oder §126a B2B vorgeschrieben hat, ist ein Vertrag mit eingescannter Unterschrift also gültig. Die Unterschrift ist jedoch höchst anfällig für Fälschungen und der Vertrag hat so kaum Beweiskraft vor Gericht.
Für Finanzgeschäfte sind die fortgeschrittene elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur (QES) daher besser geeignet, wollen Banken Verträge digital unterschreiben lassen. Wichtig: Nur die QES ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.
Wann sollten Finanzdienstleister die qualifizierte elektronische Signatur nutzen?
Für einige Rechtsgeschäfte sieht der Gesetzgeber die QES zwingend vor, zum Beispiel für die Ermächtigung zur Kontowechselhilfe, für das Einverständnis in die Datenschutzregelungen oder zur Unterzeichnung eines Kreditvertrags.
Für andere Rechtsgeschäfte ist die QES empfehlenswert, um eine hohe Beweiskraft des Dokuments sicherzustellen und die Verbindlichkeit der Vereinbarung zu unterstreichen. Beispiele sind Empfangsbekenntnisse, Kontokorrentverträge und Bankvollmachten.
Ein weiterer Vorteil der QES: Wenn Kunden Verträge so digital unterschreiben, halten Finanzdienstleister die Know-Your-Customer- und Anti-Money-Laundry-Vorschriften ein. Denn für die qualifizierte elektronische Unterschrift muss der Unterzeichner vorab eine Identitätsprüfung durchlaufen.
Wie kann man einen Vertrag rechtssicher digital unterschreiben?
Soll ein Vertrag mit qualifizierter elektronischer Signatur unterzeichnet werden, mussten Vertragspartner den digitalen Prozess für die Identitätsprüfung bisher unterbrechen und sich via PostIdent in einer Postfiliale authentifizieren.
Mittlerweile können Kunden diesen Schritt über VideoIdent oder AutoIdent in wenigen Minuten von Laptop, Tablet oder Smartphone erledigen und werden anschließend für die Signatur zum digitalen Vertrag weitergeleitet.
VideoIdent: Beim VideoIdent-Verfahren verbinden sich die Kunden per App mit Mitarbeitern eines Dienstleisters für Ident-Verfahren, der die Prüfung manuell vornimmt.
AutoIdent: Noch einfacher wird es mit AutoIdent, Verträge digital zu unterschreiben. Der Kunde muss hier nicht mehr auf einen freien Mitarbeiter beim Dienstleister warten und ist nicht an die Bürozeiten gebunden. Er kann die Identitätsprüfung jederzeit durchlaufen, da sie automatisiert und KI-gestützt stattfindet.
Die Kombination von VideoIdent/AutoIdent mit der qualifizierten elektronischen Signatur reicht für Rechtsgeschäfte in vielen Branchen und EU-Ländern aus, damit der digitale Vertrag die gleiche Rechtswirksamkeit hat wie ein per Handschrift unterzeichnetes Dokument.
In Deutschland ist die Situation eine etwas andere. Damit Finanzdienstleister aber die deutschen GwG-Regularien erfüllen, braucht es zusätzlich eine Mikrozahlung des Kunden, um die Identität weiter abzusichern. Hier müssen sich Unternehmen im Vorfeld genau informieren, da nicht jede Signaturplattform die Funktionalität unterstützt.
Statt mehrere digitale Tools zu kombinieren, um Identitätsprüfung und elektronische Signatur in den Vertragsprozess zu integrieren, brauchen Finanzdienstleister mit IDnow nur eine einzige Anwendung: Sie entscheiden flexibel, welche Optionen zur Identitätsprüfung und Signatur (FES, QES, mit und ohne Banktransfer) sie ihren Kunden anbieten.
Verträge digital unterschreiben lassen: Mehr Vorteile als höhere Kundenzufriedenheit
Zeit und Kosten sparen
Mit digitalen Signaturen gibt es selbst in hochregulierten Anwendungsfällen keinen Grund mehr, wichtige Geschäftsvorgänge auf Papierdokumenten festzuhalten. Der digitale Vertrag öffnet die Türen für Automatisierungen und zeitunabhängige Bearbeitung. Gleichzeitig entfallen manuelle Prüf- und Bearbeitungsschritte. Unternehmen können leichter skalieren, sparen Kosten und Mitarbeiter gewinnen Zeit für Kundenservice – dort, wo der menschliche Kontakt wirklich zählt.
Flexibilität stärken
Die vollständige Digitalisierung von Prozessen macht Unternehmen flexibel: Kunden und Mitarbeiter können Dokumente ortsunabhängig unterzeichnen und das Geschäft vorantreiben, ganz ohne erhöhtes Risiko. In einer Arbeitswelt, in der globale Wirtschaftsbeziehungen selbstverständlich sind und hybride Arbeitsmodelle zur Norm werden, stellen digitale Verträge Effizienz sicher.
Nachhaltiger wirtschaften
Formulare ausdrucken, per Post versenden, einscannen – bei traditionellen Vertragsprozessen wird unnötig Papier, Druckertinte und Geld verschwendet. Wenn Banken Dokumente per Post an ihre Kunden versenden, summieren sich die Portokosten zudem zu einem jährlich nicht unerheblichen Betrag. Doch unabhängig vom Finanziellen: Verträge digital zu unterzeichnen, ist ressourcenschonender und macht unabhängig von globalen Lieferketten.
Sicherheit und Nachverfolgbarkeit verbessern
Die handschriftliche Unterzeichnung hat zwar eine hohe Beweiskraft. Doch der gute Ruf ist eher ihrer Historie geschuldet. Rein faktisch ist es sicherer Verträge digital mit der QES zu unterschreiben. Denn auf dem digitalen Weg kann der gesamte Vertragsprozess lückenlos überwacht werden. Ort und Identität des Unterzeichners werden erfasst und eine nachträgliche Manipulation ist äußerst schwierig. Zusätzliche Sicherheitsvorteile bietet die umgekehrte Beweislast, das heißt die Fähigkeit die Signatur zu validieren und die garantierte Verifikation der Identität.
Wettbewerbsposition stärken
Der hohe Nutzerkomfort, Verträge digital unterschreiben zu können, hebt Finanzdienstleistern positiv von Wettbewerbern ab, die noch auf traditionelle, papiergebundene Prozesse setzen. Unternehmen setzen ein klares Signal, dass sie modern und kundenorientiert arbeiten. Für Neukunden kann dies ein ausschlaggebender Faktor bei der Wahl des Finanzdienstleisters sein, für Bestandskunden ist es ein wichtiges Argument, dem bisherigen Dienstleister treu zu bleiben.
Weitere Fragen, die häufig im Zusammenhang mit der der digitalen Vertragsunterschrift gestellt werden:
- Wie können Sie die qualifizierte elektronische Signatur in ihre Geschäftsprozesse integrieren?
- Wie funktioniert der Identitätsprüfungs- und Signaturprozess im Detail?
- Welche technischen Standards und Protokolle werden für digitale Signaturen verwendet?
Ausführliche Informationen hierzu finden Sie in unserem Whitepaper „eSign – Digitale Verträge rechtssicher unterzeichnen“.
Von
Uwe Stelzig
Managing Director DACH bei IDnow
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